Strukturert anskaffelse

Fra krav til bekreftelse av at vi fikk det vi ønsket

Å spesifisere krav kan være en krevende øvelse. Det blir enklere dersom kravene er forankret i et konkret behov, gjerne i form av et ”business case” (prosjektbegrunnelse), hvor det klart kommer frem hvilke forventninger som knytter seg til den løsningen vi skal anskaffe og hvilken nytte anskaffelsen skal gi.

Utvikling av en komplett kravspesifikasjon skal sikre oss at den løsningen vi velger er den beste vi kan få innenfor de økonomiske rammer som er fastsatt. 

Kostnad og nytte

Å gjennomføre en strukturert anskaffelse som leder til det beste valget krever også fullstendig innsikt i kostnads- og nyttebildet. Vi må passe på at de økonomiske rammene som skal belaste prosjektet inneholder alle relevante kostnader, som utgjør summen av anskaffelseskostnadene, driftskostnadene og vedlikeholdskostnadene gjennom levetiden. 

Drifts- og vedlikeholdskostnadene er ikke bare de kostnader leverandøren belaster oss med, men også de vi selv har i form av arbeidsinnsats og infrastruktur. Summen av alle kostnadselementene gjennom den forventede levetiden kalles levetidskostnader.

Levetidskostnadene kan påvirkes gjennom riktige valg

En i utgangspunktet billig løsning, kan inneholde mange feil og vil med det stille store og kostbare krav til kapasitet og kompetanse i vedlikeholdsorganisasjonen, enten hos leverandøren, hos oss selv eller begge deler. En løsning som sjelden eller aldri har feil, er derimot gjerne dyrere i anskaffelse, men billigere å vedlikeholde. En slik løsning er ofte mer tilgjengelig for bruk, uten betydelig uvirksom tid, som også påvirker kostnads- og nyttebildet.

Med en strukturert, hierarkisk og prøvbar kravspesifikasjon øker sjansen for at vi kan foreta slike riktige valg. Både i forhold til å vurdere lønnsomheten slik at prosjektet eventuelt kan stoppes, og å velge de riktige løsningene og leverandørene. 

Den beste løsningen er den løsningen som gir oss mest glede (nytte) i forhold til levetidskostnad.  Den nytten vi får av løsningen avhenger av om den tilfredsstiller våre krav til ytelse i form av funksjonalitet og kapasitet, men også av om den er tilgjengelig for oss når vi trenger den.

Våre krav til nytte medfører krav til ytelse som gjerne er det som utløser behovet for å gjennomføre en anskaffelsesprosess.  Krav til funksjonalitet handler om å stille krav til hvordan vi kan oppnå den nødvendige ytelsen, om den skal være enkel å bruke, og hvilke omgivelser løsningen skal passe inn. For at den forventede ytelsen skal oppnås må vi gjerne også sette krav til kapasitet, som handler om volumer, behandlingstider og overføringstider, og krav til tilgjengelighet. Ytelseskrav handler også om krav til leverandørens soliditet og leveranseevne.

Kritiske suksessfaktorer

• Bruk nok ressurser til utarbeidelsen av mandatet slik at rammene for anskaffelsen er klarlagt. Vær nøye med forankring.
• Velg en kontraktsform som passer for anskaffelsen.
• Vær nøye med kravinnsamlingen og ha god struktur/ på materialet.
• Dialog med leverandør på en samarbeidende måte.